Obieg dokumentów w jednostkach administracji publicznej

Praca urzędu jak najbardziej kojarzy się z obiegiem i przepływem różnego rodzaju dokumentów. Administracja publiczna jest dość rozbudowana, działa na wielu poziomach, obsługuje zarówno interesy petentów, jak i urzędów, przez co generuje i zarządza ogromnymi ilościami dokumentów. Administracja publiczna styka się z wnioskami, podaniami, odwołaniami, pismami, korespondencją, które wymagają późniejszego przesłania dalej, rozpatrzenia i archiwizacji. Każdy z tych dokumentów jest równie ważny. Aby zapobiec problemom związanym z przetwarzaniem tak dużej ilości pism, coraz częściej wdraża się elektroniczne systemy ułatwiające angażującą i czasochłonną pracę z dokumentami. Wykorzystywanie zdobyczy techniki pozwala na większą efektywność, oszczędność miejsca, redukcję kosztów, a także sprawny przepływ informacji między petentami i pomiędzy urzędami na różnych szczeblach.

Jak poprawić i przyspieszyć obieg dokumentów?

Zasady dotyczące przyjmowania, rozpatrywania, archiwizowania itd. pism znajdujących się w urzędzie określa tzw. system kancelaryjny. W niektórych urzędach wszystko odbywa się jeszcze na papierze – pisma rejestrowane są w specjalnym dzienniku. Odchodzi się jednak od tych metod na rzecz informatyzacji. Aby sukcesywnie zarządzać informacjami niezbędne jest wdrożenie systemów, które pozwalają na elektroniczne zarządzanie dokumentami w postaci plików. Dzięki takim programom dokumenty są w pełni chronione – w ich posiadanie nie wejdą osoby trzecie. Wysyłka takich dokumentów jest bardzo szybka – pliki mogą znaleźć się u odbiorcy w zaledwie kilka sekund. Co ważne poprawnie utworzone pliki nie ulegną zniszczeniu, ani nie trzeba ich magazynować w specjalnie do tego wyznaczonych pomieszczeniach.

System EZD RP

EZD RP to projekt Ministerstwa Cyfryzacji, funkcjonujący pod nazwą Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, mający zapewnić funkcjonowanie jednolitych systemów zarządzania dokumentami w administracji państwowej. To narzędzie, które ma ułatwić pracę nie tylko urzędom, ale także petentom, co znacząco ograniczy okres oczekiwania na złożenie dokumentu, konieczność wizyty w urzędzie itd. System ten według wytycznych ministerstwa powinien opierać się na kilku modułach:

tworzeniu, obsłudze i obiegiem dokumentacji elektronicznej,
składowaniem i archiwizowaniem dokumentów,
przekazywaniem informacji w formie elektronicznej.

EZD RP ma za zadanie ujednolicić funkcjonowanie wszystkich urzędów, ograniczać biurokrację, wprowadzać pełną klarowność i obiektywność co do rozpatrywanych wniosków. Funkcjonalności systemu mają pomagać w pracy ze wszelkiego rodzaju dokumentacją, umożliwiać szybki kontakt z petentami, przesyłać dokumenty do innych jednostek administracyjnych oraz stworzyć możliwość dokonywania niezbędnych opłat skarbowych. Tworzony system ma być dostępny od 2022 roku, kiedy to zostanie uruchomiony w wybranych jednostkach publicznych. Program można będzie wdrożyć dzięki własnej infrastrukturze lub wykorzystać udostępnienie usługi EZD RP w ramach chmury (model SaaS). System ma ujednolicić obieg dokumentów urzędowych w całym kraju, dzięki czemu możliwa będzie współpraca urzędów na różnych szczeblach. System będzie zakładał możliwość dokonania modyfikacji w zależności od specyficznych potrzeb danej instytucji. System ma współpracować także z innymi programami wdrażanymi w ramach informatyzacji urzędów, co pozwoli na kompleksowy przepływ danych i wymianę informacji.